چطور با درخواست‌های غیر منطقی برخورد کنیم؟

iconچطور با درخواست‌های غیر منطقی برخورد کنیم؟

20 دقیقه آمادگی برای شرایط نامتعارف و پیچیده اجباری است
4.1 از 5 (9 رای)

با ما در نشر دانش همراه شوید.

  • facebook
  • twitter
  • linkedin
  • googleplus
  • cloob
  • facenama
  • telegram

شیرین امروز به‌سختی تلاش کرده تا قبل از ترک محل کارش، کاری را که برعهده‌اش گذاشته بودند تمام کند و با خیال راحت به مرخصی‌ای که مدت‌ها در انتظارش بوده برود.

با این حال، در اواسط بعد‌از‌ظهر، رئیسش با خبرهای جدیدی از راه می‌رسد: فردی که احتمالا ممکن است به یکی از مشتریان شرکت تبدیل شود، تماس گرفته و به خاطر اینکه شیرین یکی از بهترین مأموران فروش شرکت است، رئیسش می‌خواهد که فردا با این مشتری جلسه داشته باشد.

وقتی شیرین یادآوری می‌کند که فردا را مرخصی گرفته، رئیس از او می‌خواهد که برنامه‌اش را تغییر بدهد. او می‌گوید که این مشتری مهمی است و ملاقات با او کار مأموران فروشِ کم تجربه نیست و از آنجا که شیرین قرار نیست به سفر برود، دلیلی ندارد که نتواند در این جلسه حاضر شود.

خیلی از ما با درخواست‌های غیر منطقی رو‌به‌رو شده‌ایم. اگر می‌خواهید بازدهی شغلی‌تان افزایش پیدا کند، باید بدانید چطور با این‌گونه درخواست‌ها برخورد کنید.

تعریف واژه‌ی «غیر منطقی»

منظور ما از واژه‌ی غیرمنطقی در اینجا به معنای «فراتر از منطق و انصاف» است. مسلما این کاملا به دیدگاه شما بستگی دارد و چیزی که برای فردی منطقی است، ممکن است برای فرد دیگر غیر منطقی باشد. پس یک «درخواست غیر منطقی» در واقع چه نوع درخواستی است؟

اجازه دهید موقعیت‌های زیر را مرور کنیم:

در نظر گرفتن زمان کوتاه

فرجه‌ی زمانی کوتاه می‌تواند باعث شود که درخواست غیر منطقی شود. به عنوان مثال، تصور کنید که رئیس‌تان در پایان روزِ کاری وارد دفترتان می‌شود و از شما می‌خواهد کاری که خیلی هم اضطراری نیست را قبل از اینکه بروید، تمام کنید. برای اینکه به خواسته‌اش عمل کنید، مجبور هستید تا دیروقت سر کار بمانید.

اگر دلیل مهم‌تری در این موقعیت وجود نداشته باشد، پس این درخواست غیر منطقی‌ است.

اشتباه، بی‌اطلاعی و سوءِتفاهم

درخواست‌ها می‌توانند به خاطر یک اشتباه یا سوءِتفاهمِ ساده، غیر منطقی باشند. مثلا، تصور کنید همکارتان به شما فشار می‌‌آورد که پروژه‌ای را هر چه زودتر تمام کنید، چون فکر می‌کند فرجه‌ی زمانی را نمی‌توان تغییر داد. با این حال، به نظر می‌رسد این تصور او به دلیل سوءِتفاهم ناشی از تأکید بیش از حد رئیس بر اهمیت فرجه‌ی زمانی به وجود آمده است. همچنین درخواست‌ها می‌توانند به این علت غیر منطقی باشند که فرد نمی‌داند کاری که تقاضا کرده تا چه حد زمان و انرژی نیاز دارد. مثلا، مشتری جدیدی ممکن است درخواست کند که وب‌سایتش دو روزه آماده شود. به احتمال زیاد او چیزی از طراحی وب‌سایت نمی‌داند و هیچ تصوری نسبت به زمان و تلاش لازم برای انجام این کار ندارد.

درخواست‌های غیر اخلاقی

درخواستی که ارزش‌های اخلاقی عمومی و یا ارزش‌های شما را زیر سؤال می‌برد، غیر منطقی هستند. مثلا، تصور کنید رئیس‌تان مجبور است هفته‌ی آینده برای ملاقات با مشتریان جدید به سفر برود. به خاطر اینکه سرش خیلی شلوغ است، از شما می‌خواهد تا زمانی که نیست، کارهایش را انجام دهید تا از آنها عقب نماند و این کار به احتمال زیاد با ارزش‌های شما در تضاد است. با این حال، باید بدانید ارزش‌های شما تا چه حد با ارزش‌های سازمان‌تان هماهنگ هستند. چیزی که ممکن است برای شما غیر منطقی باشد، شاید برای خیلی از افراد منطقی است و این می تواند شما را در موقعیت دشواری قرار بدهد.

وظایفی که خارج از مسئولیت‌های معمولی شما هستند

درخواست‌هایی که خارج از مسئولیت‌های عادی شما هستند نیز می‌توانند درخواست‌های غیر منطقی به حساب بیایند. به عنوان مثال، تصور کنید که رئیس‌تان از شما خواسته تا در فرودگاه به استقبال یکی از مشتریان بروید، کاری که جزو وظایف روزانه‌ی شما نیست. این باعث می‌شود بازی فوتبال پسرتان را که قول داده بودید ببنید از دست بدهید.

تغییر اولویت‌ها

درخواست‌ها می‌توانند به دلیل تغییر اولویت‌ها غیر منطقی باشند. تصور کنید که مشتری شما هدف پروژه‌اش را به وضوح مشخص کرده و شما در مورد هزینه‌ی آن به توافق رسیده‌اید، ولی بعد از اینکه نیمی از پروژه را تمام کردید، تصمیم می‌گیرد هدفش را تغییر دهد و از شما می‌خواهد تا کار را دوباره انجام دهید، بدون اینکه بخواهد هزینه‌ی بیشتری به شما بپردازد.

شناسایی درخواست غیر منطقی

وقتی فردی درخواستی از شما دارد که به نظرتان غیر منطقی می‌رسد، به احتمال زیاد بدون فکر کردن آن را می‌پذیرید چون حس می‌کنید تحت فشار قرار گرفته‌اید. یا ممکن است به درخواستی که در واقع کاملا منطقی است، پاسخ منفی بدهید. به همین دلیل، خیلی مهم است که بتوانیم به خوبی به درخواست‌ها فکر کنیم و منطقی و غیر منطقی بودن‌شان را به درستی تشخیص بدهیم.

ابتدا، دلیل اینکه چرا غیر منطقی است را پیدا کنید. آیا به این دلیل غیر منطقی است که شما وقت کافی برای انجامش را ندارید، یا به خاطر اینکه خارج از محدوده‌ی مسئولیت‌های شماست، یا به این دلیل که تخصص کافی را در آن زمینه نداربد؟ احساسات شما در اینجا نقش مهمی بازی می‌کنند. وقتی فردی از شما تقاضایی دارد که به نظر می‌رسد با آن راحت نیستید یا از آن خوش‌تان نمی‌‌آید، باید به آن تقاضا به خوبی دقت کنید و از خود بپرسید چرا به نظرتان غیر منطقی می‌رسد.

از خود سؤال کنید که آیا واقعا غیر منطقی است یا شما منابع لازم برای انجام آن، که می‌تواند زمان، تخصص و یا منابع مالی باشد، را ندارید؟ اگر همه‌ی منابع لازم را در اختیار داشتید، باز هم آن تقاضا به نظرتان غیر منطقی می‌آمد؟ سپس، به نوع و محتوای تقاضا دقت کنید. مثلا، در خیلی از سازمان‌ها در ساعات خاصی کار به اوج می‌رسد، یا وجود بحران باعث می‌شود شما مجبور به پذیرفتن کارهایی شوید که خارج از مسئولیت عادی‌تان هستند. اگر سازمان شما با بحران یا با حجم کار زیادی مواجه شده است، نپذیرفتن تقاضاها ممکن است به تیم‌تان آسیب برساند.

برای اینکه دلیل تقاضایی را بهتر متوجه شوید، سؤال بپرسید. چرا انجام آن کار اهمیت دارد؟ چرا تمام کردن آن در فرجه‌ی زمانی مشخص مهم است؟ پاسخ دادن به چنین سؤالاتی مهم است چون باعث می‌شود سوءِتفاهم و رنجش پیش نیاید. بعد از اینکه اطلاعات بیشتری به دست آوردید، از دیدگاه فرد دیگری به درخواست نگاه کنید. چیزی که به نظر شما غیر منطقی می‌رسد، ممکن است کاملا به نظر او منطقی بیاید. به موقعیت آن فرد و فشارهایی که بر دوش خود دارد، فکر کنید. آیا باز هم تقاضا به نظرتان غیر منطقی می‌رسد؟

با این حال، باید برای خودتان حد و مرزی در کارها مشخص کنید و چیزهایی که نمی‌توانید تحمل کنید و به هیچ عنوان نمی‌پذیرید را شناسایی کنید. رئیس یا مشتری‌تان ممکن است تقاضایی داشته باشد که با ارزش‌های شخصی یا اخلاقی شما مغایرت داشته باشند. ممکن است از شما بخواهند که آخر‌ هفته هم سر کار بیایید و این کاملا مغایر تعهد شما نسبت به خانواده‌تان است. ارزش‌های خود را شناسایی کنید تا خودتان بدانید از چه محدوده‌ای فراتر نخواهید رفت. سپس بیاموزید چطور حد و مرزهایتان را مدیریت کنید تا دیگران نتوانند از شما سوءِاستفاده کنند.

نکته۱: 
اینکه چه چیزی منطقی است و چه چیزی نیست، تا حدی بستگی به اهداف شغلی شما دارد. اگر می‌خواهید در شغلی سخت و پردرآمد، خودی نشان دهید، پس باید آماده باشید تا کمی ازخودگذشتگی داشته باشید، ساعات بیشتری کار کنید یا از حد انتظارات فراتر بروید.
اگر دیدگاه‌تان نسبت به کارتان این نیست، پس احتمالا تعریف‌تان از اینکه چیزی منطقی است یا نه، محدودتر می‌شود. واقع‌گرا باشید و دقیقا اهداف‌تان را مشخص کنید.
نکته۲:
همچنین می‌توانید تقاضای مطرح شده را با یکی از همکاران قابل اعتماد یا رئیس‌تان در میان بگذارید. این موضوع وقتی بر روی پروژه یا مشتری مهمی کار می‌کنید اهمیت بیشتری  دارد.

مدیریت درخواست‌های غیر منطقی

بعد از اینکه متوجه شدید که درخواستی غیر منطقی است، از استراتژی‌های زیر برای مدیریت مؤثر آن استفاده کنید:

از شخصی‌کردن موقعیت اجتناب کنید

تصور کنید که رئیس‌تان از شما می‌خواهد پرونده‌های پروژه‌ی بزرگی را مرتب کنید تا او بتواند اطلاعات مورد نیازش را راحت‌تر پیدا کند. او می‌خواهد این کار تا آخر هفته انجام شود و شما هم حجم کاری بالایی دارید، خیلی وسوسه می‌شوید که بگویید «نمی‌توانم این کار را انجام بدهم.»

وقتی با یک تقاضای غیرمنطقی، احساسی برخورد می‌کنیم، ممکن است خشمگین شویم و همین باعث شود کنترل خود را از دست بدهیم. ولی اگر مکالمه را از حالت فردی خارج کنید، می‌توانید آن را منطقی‌تر کنید. برای شروع، سعی کنید از ضمیر «من» تا حد ممکن استفاده نکنید. مثلا می‌توانید بگویید: «با توجه به حجم کاری که داریم، شاید اگر سه نفر این مسئولیت را بر عهده بگیرند، بتوانیم تا آخر هفته آن را تمام کنیم. یا، اگر بخواهید تا هفته‌ی دیگر برای گزارش فروش صبر کنید، مطمئنا می‌توانید تا آخر هفته پرونده‌های مرتب شده را تحویل بگیرید.»

این پاسخ‌ها بارِ احساسی ندارند، چون شما خودتان را از آنها جدا کردید. با استفاده از «شما» به جای ضمیر اول شخص مفرد، به رئیس‌تان نشان دادید که خواسته‌ی او برای‌تان اهمیت دارد و همچنین موفق شدید دو گزینه‌ی دیگر هم به او پیشنهاد دهید.

حرفه‌ای باشید

معمولا درخواست غیر منطقی خون‌تان را به جوش می‌‌آورد، خصوصا اگر باید به کارها و مسئولیت‌های زیادی رسیدگی کنید.

قبل از اینکه به هر نوع تقاضایی پاسخ دهید، نهایت تلاش‌تان را برای حفظ آرامش انجام دهید و یاد بگیرید چطور احساسات‌تان را در محیط کاری مدیریت کنید تا بتوانید به سرعت در موقعیت‌های دشوار، کنترل احساسات‌تان را به دست بگیرید.

قاطع باشید

یکی از بهترین مهارت‌هایی که باید بیاموزید، «نه» گفتنِ سیاست‌مدارانه و در عین حال با قاطعیت است. قاطعیت به معنی «نه» گفتن و یا فشار وارد کردن بر دیگران نیست. وقتی شما قاطع هستید، به نیازهایتان تأکید می‌کنید، در حالی که به نیاز‌های دیگران نیز احترام می‌گذارید.

با آرامش توضیح دهید که نمی‌توانید تقاضا را بپذیرید، و دلایل قانع کننده با استفاده از شواهد و مدارکی که در هنگام تحلیل آن به دست آوردید ارائه دهید. بعد از اینکه دلایل را توضیح دادید با فرد مقابل احساس همدردی کنید.

بسته به نوع تقاضا و اگر امکانش هست، برای راه حلی که به نفع هر دوی شماست مذاکره کنید. شاید بتوانید فرجه‌ی زمانی را بیشتر کنید، انجام کارِ مورد نظر را به فرد دیگری بسپارید، یا کار دیگری که انجامش به زمان کمتری نیاز دارد را به جای آن پیشنهاد دهید.

به یاد داشته باشید، گاهی بهترین پاسخ «نه» گفتن است. مقاله‌ی ما تحت عنوان چطور بدون اینکه طرف مقابل را ناراحت کنیم به او نه بگوییم، استراتژی‌های زیادی به شما پیشنهاد می‌دهد که می‌توانید برای پاسخ منفی دادن به کار ببرید، بدون اینکه خدشه‌ای به رابطه‌تان با فرد مقابل وارد شود.

وظایف را مرور کنید

اگر افراد به طور مرتب از شما درخواست‌های غیر منطقی دارند، شرح وظایف کاری و یا توافقات خود را با آنها مرور کنید. اگر به طور مرتب مشغول انجام وظایفی خارج از مسئولیت‌های عادی خود هستید، شاید زمان آن رسیده تا برای افزایش حقوق و تغییر شرح وظایف کاری، دوباره به مذاکره بنشینید.

شاید لازم باشد به آنها تذکر دهید که تقاضایشان خارج از مسئولیت‌های شماست. گاهی وقت‌ها همین تذکر باعث می‌شود تا در آینده از شما درخواست‌هایی بدین شکل نداشته باشند و در نهایت این کار تأکیدی است بر اینکه شما برای کمک به آنها پا را از محدوده‌ی خود فراتر گذاشته‌اید.

البته مراقب باشید، بعضی وقت‌ها با بر عهده گرفتن تعدادی از وظایف کاریِ رئیس‌تان به او نشان می‌دهید که برای ترفیع گرفتن آماده‌اید. مراقب باشید که چنین موقعیت‌هایی را از دست ندهید.

رابطه‌های خوب را حفظ کنید

هر چقدر روابط‌‌تان با همکاران‌تان بهتر باشد، بهتر با آنها رابطه برقرار می‌کنید و کمتر با درخواست‌های غیر منطقی رو‌به‌رو خواهید شد. با صادق بودن در مورد حجم‌ کاری و برنامه‌ی زمانی‌تان، احترام گذاشتن به همه و با تشکر کردن از افرادی که به شما کمک می‌کنند؛ بر ساختن روابط کاری خوب، تمرکز کنید. همین‌طور خودتان هم سعی کنید از دیگران درخواست‌های غیر منطقی نداشته باشید.

نکته:
گاهی، درخواست‌های غیر منطقی پا را از حد خود فراتر گذاشته و تبدیل به قلدری کردن و سوءِاستفاده می‌شوند. مخصوصا اگر برای انجام کاری تهدید شوید.
تهیه شده توسط تیم تحریریه چطور پرو
این محتوا را چطور ارزیابی می‌کنید؟

نظرات