رسیدگی به قراردادهای تأمین‌کنندگان

iconرسیدگی به قراردادهای تأمین‌کنندگان

22 دقیقه مهارت‌های وابسته به محیط کار اجباری است
5 از 5 (1 رای)

با ما در نشر دانش همراه شوید.

  • facebook
  • twitter
  • linkedin
  • googleplus
  • cloob
  • facenama
  • telegram

تصور کنید که هفته‌ها وقت گذاشته‌اید تا تأمین‌کنندگان بالقوه‌ی مواد موردنیازتان را بررسی کنید و بالاخره تأمین‌کننده‌ای را پیدا کرده‌اید که می‌تواند نیازهای سازمان‌تان را برآورده کند. قدم بعدی بررسی قرارداد تأمین‌کننده است. می‌دانید که قراردادی منصفانه باعث می‌شود که هر دو طرف معامله، از نحوه‌ی تحویل مواد و پرداخت راضی باشند. اما شما وکیل نیستید و بررسی چنین قرارداد‌های قانونی‌ای عصبی‌تان می‌کند. از کجا بدانید که چه نکاتی باید گنجانده شوند و چه چیزهایی نه؟ و اصلا چگونه می‌توانید بفهمید که قرارداد منصفانه است یا نه؟

در این مقاله نگاهی به چیستی قراردادها می‌کنیم. برخی واژه‌های حقوقی متداول را توضیح می‌دهیم و نگاهی خواهیم داشت به اینکه چرا باید این مسائل را بدانید. بعد هم بررسی می‌کنیم که چگونه می‌توانید با تأمین‌کننده‌ها بر سر قرارداد مذاکره کنید.

نکته۱:
این مقاله تنها برای اطلاعات عمومی است. قبل از اینکه قراردادهای مهم را امضا کنید، با رئیس‌تان، وکیل‌تان یا متخصص واجد شرایطی مشورت کنید؛ به ویژه اگر تا به حال قراردادی را بررسی نکرده اید، اگر قرارداد ارزش زیادی برای کسب‌وکارتان دارد، یا اگر پیامدهای اشتباه، بسیار سنگین خواهد بود.
نکته۲:
به منظور سهولت کار، در این مقاله بر قراردادهای تأمین مواد متمرکز شده‌ایم. اگر با قراردادهای محصولات و خدمات سروکار دارید، می‌توانید از این مقاله به عنوان راهنما استفاده کنید، اما به خاطر داشته باشید تفاوت‌هایی هم وجود خواهد داشت.
نکته۳:
خرید، برای خودش حوزه‌ی مجزایی است و شاید سازمان‌تان، گروهی متخصص را برای مدیریت آن داشته باشد. مطمئن شوید که قبل از مشارکت در فرایند انتخاب تأمین‌کننده، از سیاست‌های خرید سازمان خود اطلاع دارید. اگر افرادی با مهارت مربوطه در سازمان شما وجود دارند، از آنها کمک بخواهید؛ به ویژه اگر بازارها یا مواد مورد نظر برای کسب‌وکارتان بسیار مهم یا تخصصی هستند.

چرا قراردادها اهمیت دارند

قرارداد عبارت است از توافق میان دو یا چند طرف. قرارداد، شرایط و ضوابط پیشنهاد را بیان می‌کند و در صورت پذیرفته شدن، نشان می‌دهد که پیشنهاد (شامل شرایط و ضوابطش) تبدیل به قرارداد شده است. قراردادها می‌توانند بین طرف‌های مختلف و به اشکال مختلفی وجود داشته باشند. مثلا مکالمه‌ی شفاهی یا تبادل ایمیل می‌تواند برای ایجاد قراداد کافی باشد.

قراردادهای نوشتاری و مورد توافق زمانی که سازمان با تأمین‌کننده‌ها کار می‌کند ضروری هستند. قراردادها موارد زیر را بیان می‌کنند:

  • تأمین‌کننده چه چیزی را تحویل خواهد داد.
  • از سازمان‌تان چه چیزی می‌خواهند.
  • در صورت بروز مشکل، چه اتفاقی خواهد افتاد.
  • هر طرف چه چیزی می‌خواهد پرداخت کند و تحت چه شرایطی.

قراردادها شرایط خاصی مثل موارد زیر را هم روشن می‌کنند:

  • جزئیاتی درباره‌ی اینکه چه زمان و چگونه شما یا تأمین‌کننده می‌توانید قرارداد را فسخ کنید.
  • محدودیت‌هایی که هر طرف در صورت عدم حفظ توافق متحمل خواهد شد.
  • اطلاعاتی درباره‌ی خدمات پس از فروش مثل نگهداری، تعویض یا پشتیبانی فنی.

شما می‌توانید جزئیاتی از استانداردهای مهم برای سازمان خودتان را هم در قرارداد بگنجانید. برای مثال می‌توانید بندی را اضافه کنید که بر آن اساس تأمین‌کننده موظف باشد از دستورالعمل‌های زیست محیطی خاصی پیروی کند. وقتی به صورت مکتوب بر سر این جزئیات توافق کردید، از سردرگمی جلوگیری کرده، در زمان صرفه‌جویی کرده و استانداردهای روشنی را هم مشخص می‌کنید که تأمین‌کننده باید آنها را برآورده کند. این کار رابطه‌ی شما با تأمین‌کننده را در بلند مدت تقویت می‌کند.

عناصر قرارداد

قراردادها تنها زمانی به لحاظ حقوقی الزام‌آور هستند که عناصر خاصی را در بر داشته باشند. این عناصر بسته به حوزه‌ی قضایی‌ای که در آن قرار دارید، متفاوت هستند.

توجه:
اگر در مذاکرات مربوط به قراردادی، نماینده‌ی سازمان‌تان هستید، اطمینان حاصل کنید که اجازه‌ی این کار را دارید و نیز مطمئن شوید ارزش قرارداد، در محدوده‌ی اجازه‌ی شما برای امضای قراردادهاست.

برخی از عناصری که ممکن است (و در برخی موارد باید) در قرارداد گنجانده شوند، اینها هستند:

  • پیشنهاد خاص بیان‌کننده آن چیزی است که تأمین‌کننده توافق کرده آن را فراهم کند. پیشنهاد به خودی خود و به لحاظ حقوقی الزام‌آور نیست.
  • ملاحظات به مبادله‌ی چیزی ارزشمند بین دو طرف اشاره می‌کند که باید در قرارداد شرح داده شود. برای مثال سازمان‌تان توافق می‌کند در قبال چهار تن الوار، بهای مشخصی را به شرکتی بپردازد.
  • مقصود پیامدهای حقوقی (که گاهی قصد ایجاد روابط حقوقی نامیده می‌شود) به این معناست که هر دو طرف تأیید می‌کنند که این توافق به لحاظ حقوقی الزام‌آور خواهدبود. اکثر مواقع در فضاهای تجاری، این مسئله در قرارداد فرض شده و اشاره‌ی خاصی به آن نمی‌شود. اگر قصد این است که قرارداد به لحاظ حقوقی الزام‌آور نباشد، این مسئله باید صریحا در قرارداد ذکر شود.
  • قانونی بودن هدف به این مسئله اشاره دارد که قراردادها تنها زمانی به لحاظ حقوقی الزام‌آور هستند که تعهدات هر دو طرف قانونمند باشد. دادگاه قراردادی که شامل فعالیتی غیرقانونی در حوزه‌ی قضایی مربوطه است را اجرا نخواهد کرد.
  • عدم افشا به اطلاعات محرمانه‌ای مربوط می‌شود که سازمان‌تان و تأمین‌کننده باید به عنوان بخشی از قرارداد از آنها محافظت کنند. برای مثال مشخصات محصول یا فرایند تولیدی. این قانون به هر دو طرف اطلاق می‌شود. اگر این قانون اضافه شود، باید مطمئن شوید که قرارداد دقیقا چه اطلاعاتی را محرمانه قلمداد می‌کند و چگونه سازمان‌تان و تأمین‌کننده از آنها محافظت خواهند کرد.
  • سازمان شما ممکن است به دلیل اقدام یا مأموریتی از جانب تأمین‌کننده، متحمل خسارت مالی یا چالشی حقوقی شود. قرارداد باید شامل ماده‌ی قبول معقولانه‌ی مسئولیت یا در صورت امکان حق غرامت باشد. یعنی تأمین‌کننده به دلیل انجام کارهایی که فراتر از حدود تعریف شده هستند، خسارت‌های مشخصی از سازمان شما را جبران خواهد کرد. دست‌یابی به غرامت، به شدت توانایی تأمین‌کننده‌تان را برای به چالش کشیدن ادعایی که در حوزه‌ی مسئولیت اوست؛ محدود می‌کند. (این امر معمولا تحت پوشش بیمه‌ی تأمین‌کننده است.)
  • پذیرش، موافقت طرف دیگر بر سر پیشنهاد خاص صورت گرفته در قرارداد است. پذیرش نمی‌تواند به هیچ صورتی شرایط پیشنهاد را تغییر دهد. اگر شرایط در هر زمانی تغییر کند، مثلا اگر شرکت مثال بالا تنها بتواند سه تن الوار را در زمان مشخص شده تحویل دهد، آنگاه پیشنهاد متقابلی را ارائه داده‌اند. باید بر سر این مسئله مذاکره کنید و قبل از اینکه آن را بپذیرید، در قرارداد پیشنهادی بگنجانید.
  • قانون و قضا به شما می‌گوید که قانون کدام دولت یا کشور و دادگاه‌هایی (به منظور داوری یا رویه حل اختلاف) در مورد هر گونه اختلاف به وجود آمده در آینده، تصمیم‌گیری و دخالت خواهد کرد. اطمینان حاصل کنید که قانون و حوزه‌ی قضایی اعمال شده بر قرارداد «مورد احترام» دو طرف بوده و این را بدانید که حل اختلاف در حوزه‌ی قضایی ناآشنا بسیار دشوار است، به خصوص اگر پیگیری های قانونی به زبانی خارجی باشند.
توصیه۱:
در بسیاری از حوزه‌های قضایی، می‌توانید به صورت شفاهی، مکتوب، یا از طریق اقدام دیگری که به روشنی شرایط قرارداد را برآورده می‌سازد، قراردادی را قبول کنید. اما برخی از قراردادها (برای مثال قراردادهای مربوط به زمین) به رسمیت بیشتری احتیاج دارند. با این حال، همیشه بهتر است از طریق قراردادهای مکتوب به توافق برسید زیرا ثابت کردن وجود توافق شفاهی دشوار است. برای مثال اگر نیاز است که ثابت کنید یکی از شرایط نقض شده است، می‌توانید به توافق امضا شده در معاملات‌تان با تأمین‌کننده رجوع کنید. اگر هم توافق امضا شده‌ای در مدارک خود داشته باشید، کارها را هم برای خود و هم برای همکاران‌تان آسان‌تر خواهید کرد. بدین ترتیب افراد می‌دانند که بر سر چه چیزی توافق شده، حتی اگر شما در دسترس نباشید.
توصیه۲:
اطمینان حاصل کنید که غرامت بیش از بازپرداخت هزینه‌ی مواد است. برای مثال اگر خطای تأمین‌کننده‌ای موجب می‌شود که سازمان‌تان درآمد چشمگیری را از دست بدهد، بازپرداختی ساده، جبران خسارت شما را نخواهد کرد. (تأمین‌کنندگان اغلب این مسئله را صریحا محدود یا مستثنی می‌کنند که محل اختلاف است. مطمئن شوید که این مسئله را حداقل مد نظر داشته‌اید.)

چه زمانی باید مشاوره‌ی حقوقی بگیریم

شاید فکر کنید گرفتن مشاور حقوقی برای قراردادهای کوچک، همیشه مقرون به صرفه نخواهد بود. با این حال، قراردادی «کوچک» می‌تواند پیامدهای بزرگی در پی داشته باشد. پرسش‌های زیر را از خود بپرسید تا بفهمید که آیا به مشاوره‌ای تخصصی نیاز دارید یا خیر:

  1. آیا همه‌ی شرایط را کاملا درک می‌کنم؟ آیا همه‌ی شرایط با استفاده از اصطلاحات حقوقی بیان شده‌اند؟ آیا نسبت به آنها احساس رضایت می‌کنم؟
  2. آیا شرایطی وجود دارد که غیرقابل اجرا یا غیرمعقولانه به نظر برسند؟
  3. آیا هیچ‌کدام از شرایط آن‌طور که درک می‌کنید، یکدیگر یا قرارداد را نقض می‌کنند؟
  4. آیا این قراردادی بلندمدت است، یا ریسک‌های چشمگیری در آن وجود دارد؟
  5. آیا این قرار تأثیر عمده‌ای بر سودآوری و یا سهم‌ بازار شرکت دارد؟ برای مثال اگر تأمین‌کننده‌ای که مواد لازم برای سودآورترین محصول سازمان‌تان را فراهم می‌کند، این مواد را به موقع تحویل ندهد، به لحاظ مالی برای سازمان‌تان ویران‌کننده خواهد بود.

برای هر یک از این موارد، اگر پاسخ‌تان «بله» است گرفتن مشاوره‌ی حقوقی امر معقولانه‌ای به نظر می‌رسد. اگر با تأمین‌کنندگانی در حوزه‌های قضایی متفاوت کار می‌کنید، اگر تأمین‌کننده‌ی جدیدی پیدا کرده‌اید، اگر قرارداد طبق شرایط تأمین‌کننده است، اگر قرارداد ارزشمند و مهم است، یا اگر قراردادتان حقوق مالکیت معنوی را در بر دارد، باز هم گرفتن مشاوره‌ی حقوقی امر عاقلانه‌ای است.

چگونه قرارداد را بررسی کنیم

یک قرارداد، توافقی دو جانبه است. پس باید نیازهای سازمان‌تان و همین‌طور نیازهای تأمین‌کننده در آن ذکر شود. قرارداد را به دقت بررسی کنید تا نیازهای سازمان خود را ارزیابی کنید. مشخص کنید که چگونه از تأمین‌کننده می‌خواهید این نیازها را برآورده سازد، و مطمئن شوید آنچه را که بر سر آن توافق می‌کنید می‌فهمید. بدین منظور، مراحل زیر را طی کنید:

۱. آنچه نیاز دارید را شناسایی کنید

کدام شرایط برای سازمان‌تان مهم‌تر هستند؟ قبل از شروع به خواندن قرارداد، با دقت در مورد آنچه که برای شما مهم است و آنچه که مایلید بر سر آن توافق کنید، فکر کنید. سپس اطمینان حاصل کنید که این موارد به درستی در قرارداد ذکر شده‌اند. برای مثال اگر ضروری است که منابع فورا در دسترس شما قرار بگیرند، باید بر سر قیمت مصالحه کرده تا از تحویل به موقع و منظم اطمینان حاصل کنید.

۲. ریسک‌ها را درک کنید

تحلیل ریسک انجام دهید تا مشکلات بالقوه‌ی پروژه را بیابید و مشخص کنید که شما و تأمین‌کننده در صورت بروز این مسائل چگونه به آنها رسیدگی خواهید کرد. برای مثال چه اتفاقی می‌افتد اگر تأمین‌کننده تا موعد مقرر نتواند نیازها را برآورده کند؟

۳. شرایط قرارداد را تحلیل کنید

شرایط باید شفاف و مشخص باشند. این امر از سوءِتعبیر که می‌تواند منجر به حساسیت‌های اجتناب‌پذیر یا ارائه‌ی محصولی شود که انتظارات شما را برآورده نمی‌سازد، جلوگیری می‌کند.

ابتدا به جمله‌بندی نگاه کنید. واژه‌های مطلقی مانند «نهایی»، «هر»، «همه» و «هیچ» به استانداردی اشاره می‌کنند که به طور غیرمعقولانه‌ای بالاست. در عوض، معقولانه است که از اصطلاحات قابل سنجشی مانند اعداد، تاریخ‌ها یا آیتم‌هایی با تعاریف توافق شده استفاده کنیم. سپس به قوانین تعهد توجه کنید. اگر کارها خوب پیش نرفت؛ تأمین‌کننده مسئولیت چه چیزی را قبول خواهد کرد و تا چه مقدار؟ تأمین‌کننده چه مسئولیت‌هایی را رد می‌کند؟

همچنین به دنبال جمله‌بندی یا عبارت‌های مبهم یا غیرصریح باشید مانند «قیمت معقولانه»، یا «کیفیت مناسب». این اصطلاحات دقیق نیستند و می‌توان آنها را به شیوه‌های مختلف تعبیر کرد. از طرف مقابل بخواهید تا واژه‌های قابل سنجش یا اصطلاحات مشخصی را جایگزین این واژه‌ها کند. اگر در مورد شما صدق می‌کند، در صورتی که تأمین‌کننده انتظارات شما را برآورده نمی‌سازد، مطمئن شوید که قرارداد به سازمان‌تان این امکان را می‌دهد تا آن را فسخ کنید. برای مثال سازمان شما ممکن است خواستار این حق شود که اگر تحویل سه محموله‌ی شما تأخیر داشت یا در موعد مقرر تحویل داده نشد، قرارداد را فسخ کند.

باید حقی کلی را هم در قرارداد بگنجانید، مبنی بر اینکه بتوانید قرارداد را بدون ارائه‌ی دلیل، و در دوره مشخص‌شده در اطلاعیه و بدون هیچ مسئولیتی فسخ کنید. اگر از شرایط یا نحوه‌ی رفتار تأمین‌کننده راضی نیستید یا تحت فشار هستید تا از نکاتی کلیدی بدون هیچ جایگزین منصفانه‌ای دست بکشید، با قرارداد موافقت نکنید.

مذاکره بر سر شرایط

بسیاری از قراردادها مستلزم حداقل کمی مذاکره هستند. مذاکره ممکن است روزها، هفته‌ها یا حتی ماه‌ها به طول انجامد. مهارت‌های مذاکره‌ای خود را مرور کنید. به مقاله‌های ما در مورد قاطعیت، مذاکره‌ی برد-برد، مذاکره‌ی یکپارچه و مذاکره توزیعی رجوع کنید تا به نحوه‌ی انجام این کار پی ببرید.

وقتی با تأمین‌کنندگان مذاکره می‌کنید، فقط روی گرفتن کمترین قیمت تمرکز نکنید. (البته مگر آنکه رئیس یا سازمان‌تان مخصوصا از شما خواسته باشد بر روی هزینه تمرکز کنید) در عوض، هدف‌تان برآورده ساختن نیازهای خاصی باشد که مشخص کرده‌اید. ممکن است نیاز باشد طرحی کلی از اهدافی را به وجود آورید که باید در قرارداد به آنها دست یابید. برای مثال شاید تأمین‌کننده هنگام استفاده از مواد باکیفیت‌تر، حق‌الزحمه‌ی بیشتری بخواهد اما پرداختن این حق‌الزحمه ارزشش را داشته باشد چرا که کیفیت بالای این مواد برای کسب‌وکارتان ضروری باشند.

توصیه‌ی ۳:
سعی کنید همه‌ی مذاکرات خود از جمله هر بحث کلامی مهم را به صورت مکتوب در اختیار داشته باشید. این بحث‌ها الزاما بخشی از قرارداد نیستند، اما اگر اختلافی پیش آمد، داشتن آنها به صورت ثبت شده مفید است. داشتن یادداشتی از بحث‌هایتان به عنوان راهنما هم مفید است تا زمانی که در مورد قرارداد دیگری مذاکره می‌کنید، بتوانید به آن مراجعه کنید. (تبادل ایمیل‌ها اغلب کفایت خواهد کرد.) این یادداشت‌ها را با سایر اسناد و مکاتبات مربوط به قرارداد بایگانی کنید. اگر بعدا اختلافی پیش آمد، قادر خواهید بود اطلاعات مربوطه را فورا پیدا کنید تا بتوانید مسئله را در زمان مناسب حل کنید.
توصیه‌ی ۴:
اگر فردی که با او مذاکره می‌کنید شما را برای پذیرش پیش از موعد قرارداد، تحت فشار زیادی می‌گذارد، نسبت به او شک داشته باشید. (ممکن است بخواهد قرارداد را تا موعد معینی ثبت کند و در ازای این معامله، کمیسیون بگیرد.) تا وقتی آنچه در قرارداد وجود دارد و پیامدهای آن را کاملا درک نکرده‌اید، هرگز قراردادی را قبول نکنید.
تهیه شده توسط تیم تحریریه چطور پرو
این محتوا را چطور ارزیابی می‌کنید؟

نظرات