ساده بگویید

iconساده بگویید

10 دقیقه تکنیک‌های کاربردی اجباری است
5.0 از 5 (2 رای)

با ما در نشر دانش همراه شوید.

  • facebook
  • twitter
  • linkedin
  • googleplus
  • cloob
  • facenama
  • telegram

در این دنیای پیچیده، سادگی بسیار مهم است. با وجود همه‌ی تلاش‌هایی که از هر طرف برای جلب توجه مردم می‌شود، هر‌چه رویکرد شما ساده‌تر باشد بهتر است.

سادگی، دلیل اهمیت شعارهای تبلیغاتی است. وقتی شعار تبلیغاتی «فقط انجامش بده» را می‌شنویم، برند نایک و موارد مربوط به این شرکت مثل: مایکل جردن، پرش، دویدن، کیفیت بالا، نوآوری و غیره به ذهن‌مان خطور می‌کنند. قدرت همین سه کلمه‌ی ساده واقعا شگفت‌انگیز است.

بین تعدادی بروشور که یکی از آنها با متنِ طولانی و حروف ریز و دیگری با حروف درشت و متنِ کوتاه نوشته شده باشد، کدام یک را برمی‌دارید؟ هر چقدر پیام ساده‌تر باشد، تأثیرش بیشتر است و به همان اندازه بیشتر جلب توجه می‌کند.

مردم معمولا وقتی به جزئیات توجه می‌کنند که چیزی توجه آنها را جلب کند، برای رسیدن به این مهم، شما باید رویکرد ساده‌تری در پیش بگیرید.

هر چه کمتر بهتر

ساده بودن دشوار است، مسائل زیادی برای گفتن هست و همه‌ی آنها باید مطرح شوند. ولی چیزی که معمولا افراد فراموش می‌کنند این است که برای اینکه پیامی به صورت مؤثر مخابره شود، ابتدا باید آن را به پیام‌های ابتدایی و کوچک‌تر تقسیم کنید.

به این پاراگراف توجه کنید:

«اصولا، پیام مهمی که قطعا باید بدانید این است که هر چیزی کمتر باشد نتیجه‌ی بهتری دارد، وقتی به چیزی مثل ساختار جمله فکر می‌کنید و وقتی به ساختن آن می‌رسید، هر چه از کلمات کمتری استفاده کنید جملات بهتری خواهید ساخت و هر چه جملات بهتری بسازید، مخاطب آنها را بهتر درک می‌کند.»

خیلی‌خب، حالا اجازه دهید همین پاراگراف را کوتاه‌تر کنیم و ساده‌گویی را در عمل به شما نشان بدهیم:

«هرچه کمتر بهتر، مثلا در یک جمله، کلماتِ کمتر، باعث درک بهتر جمله می‌شوند.»

شما کدام پاراگراف را می‌پسندید؟

اصل KISS، معمولا برای انتقال این مفهوم استفاده می‌شود. KISS مخفف کلمات جمله‌ی «Keep It Simple, Stupid» به معنی «ساده بیان کنید» است که پیغام ساده و قدرتمندی را منتقل می‌کند.

اما استفاده‌ی اصل KISS فقط در ارتباطات نیست بلکه در طراحی و تفکر نیز کاربرد دارد. هر چه مسائل پیچیده‌تر باشند، تعداد کمتری از مردم می‌توانند آنها را بفهمند. به علاوه، ممکن است اشتباه و سوءِتفاهم نیز پیش بیاید. هر چه مطالب بیشتری مطرح شود احتمال اشتباه و نادیده گرفته شدن مطالب مهم بیشتر می‌شود.

همچنین، با ساده بیان کردن مطالب، می‌توانیم با تمایل ناخودآگاه‌‌مان برای باهوش نشان دادن خود، بجنگیم. (اگر این تمایل خطرناک در شما وجود دارد مقاله‌ی ما را در مورد فروتنی مطالعه کنید.)

اصل KISS

اطراف ما فرصت‌های زیادی برای تمرین اصل KISS وجود دارند. اگر محصولاتی با کاربرد آسان تولید می‌کنید یا فرایندها را تسهیل می‌بخشید یا با اطلاعات مهم سروکار دارید،‌ رویکرد ساده، بهترین و مؤثرترین رویکرد است.

سؤالی که معمولا مطرح می‌شود این است: «اگر سادگی تا این حد تأثیرگذار است پس چرا از آن زیاد استفاده نمی‌شود؟» جواب این است که معنی ساده‌سازی این نیست که از مقدار یا حجم کم کنیم، بلکه به این معنی است که از شاخ و برگ اضافی بپرهیزیم و به معنی واقعی برسیم که به تفکر و تحلیل بسیاری نیاز دارد.

ساده لزوما به معنی کمتر نیست، و به معنی سطحی‌نگری هم نیست. می‌توان گفت ساده‌سازی یعنی حذف موارد اضافه. چالش اصلی این است که ببینیم موارد غیرضروری کدام‌ها هستند. برای مثال، ساختن نمودار و طرح‌‌ها در مقایسه با خلاصه‌نویسی به تلاش بیشتری نیاز دارد. به نتیجه‌ی نهایی فکر کنید. جمله‌ی «یک تصویر گویای هزاران حرف است»، گواهیِ قدرت اصل KISS است.

استفاده از اصل KISS در محل کار

در ارتباطات نوشتاری، کلمات‌تان را با دقت انتخاب کنید، خصوصا زمانی که قصد دارید ایمیل‌های تأثیر‌گذار بنویسید:

  • منظورتان را شفاف بیان کنید.
  • از سرتیتر و علامت دایره‌ی تو پُر (بولِت) برای اطلاعات کلیدی استفاده کنید.
  • در انتها کار خود را غلط گیری کنید و کلمات و اطلاعاتی را که ارزشی به کار اضافه نمی‌کنند حذف کنید.

به چیدمان متن توجه کنید:

  • از فواصل به مقدار زیاد استفاده کنید.
  • قسمت‌های مهم را پر رنگ و درخشان کنید یا پایین آنها خط بکشید.
  • مخاطب و اهداف خود را بشناسید و نوشته‌های خود را با آنها هماهنگ کنید.

ارائه‌های ساده و تأثیرگذاری داشته باشید:

  • از اطلاعات ساده و مستقیم استفاده کنید.
  • از تصاویر گویا استفاده کنید.
  • برای معرفی جزئیات از جزوه استفاده کنید.
  • مسائلی را که باعث حواس‌پرتی می‌شوند به حداقل برسانید.

بر روی حل مشکلات تمرکز کنید:

  • برای نگرش صحیح به واقعه علت‌ را به‌طور ریشه‌ای تحلیل کنید.
  • از بهبود مستمر برای ساده‌سازی روش و روند خود استفاده کنید.
  • روش‌های پشتیبانی ایجاد کنید که افراد را تشویق می‌کنند به دنبال فرصت‌هایی برای پیشرفت مؤثر باشند.

فروتنی را فراموش نکنید، بیش از حد مغرور یا قاطع نباشید، در غیر این‌ صورت وقتی می‌خواهید خودتان را ثابت کنید ممکن است رفتارتان اغراق‌آمیز به نظر برسد. اگر به درستی ندانید چه زمانی باید سکوت کنید یا اگر سعی کنید هوش خود را به رخ دیگران بکشید ممکن است احمق به‌نظر برسید.

اگر چیزهایی که دیگران می‌خواهند بدانند را ساده و سریع بگویید، ثابت خواهید کرد که واقعا باهوش هستید. افرادی که سعی می‌کنند دانش و مهارت‌های خود را به شکلی غلو شده به دیگران نشان دهند، در نهایت هیچ حرف مفیدی نخواهند زد. حجم حرف‌هایی که می‌زنید یا می‌نویسید یا کارهایی که انجام می‌دهید در مقابل ارزشی که منتقل می‌کنید بی‌اهمیت است.

کاربرد این موضوع در زندگی

موقعیتی را در شرکت تصور کنید که حجم زیاد کار شما را گیج و خسته کرده است. آیا می‌توانید راه‌های برای ساده‌ کردن روش‌های کاری خود پیدا کنید؟ آیا مراحل یا وظایفی هستند که می‌توانند حذف شوند؟ آیا می‌توانید بعضی از وظایف‌ خود را به دیگران تفویض کنید؟

وقتی گزارش بعدی خود را می‌نویسید، اصل KISS را فراموش نکنید. به دنبال روش‌هایی برای خلاصه‌نویسی و ساده گفتن پیام‌تان بگردید. راه‌هایی پیدا کنید که از طریق آنها می‌توانید توجه مخاطبان را جلب کنید. پیام‌تان را مختصر بگویید و اجازه دهید اگر ابهامی وجود دارد، مخاطبان  درباره‌ی آن سؤال کنند.

از تکنیک ۵ چرا (پرسیدن مدوام چرا برای رسیدن به علت اصلی یک موضوع) به‌عنوان یکی از اولین رویکردهای خود برای حل مسئله استفاده کنید. ریشه‌ی مشکل را پیدا کنید و آن را تا آنجا که می‌توانید ساده کنید.

تهیه شده توسط تیم تحریریه چطور پرو
این محتوا را چطور ارزیابی می‌کنید؟

نظرات