مدیریت موثر تیم به کمک الگوی POSDCORB

iconمدیریت موثر تیم به کمک الگوی POSDCORB

10 دقیقه آشنایی با نقش‌ها و وظایف اصلی یک مدیر اجباری است
5 از 5 (1 رای)

با ما در نشر دانش همراه شوید.

  • facebook
  • twitter
  • linkedin
  • googleplus
  • cloob
  • facenama
  • telegram

فرض کنید تیم مشتاقی را مدیریت می‌کنید، تیمی که برای ایده‌های خلاقانه و ابتکاری‌اش معروف است. شکی ندارید که اعضای این تیم مهارت‌ها و انرژی لازم برای موفقیت را دارند؛ اما می‌خواهید آنها را حمایت و هدایت کنید تا به موثرترین شیوه‌ی ممکن کار کنند.

الگوی POSDCORB می‌تواند در این امر به شما کمک کند. این الگو تشکیل شده از ۷ وظیفه اصلی مدیر که در سال ۱۹۳۷ توسط لوتر گولیک (Luther Gulick) و لیندال اورویک (Lyndall Urwick) (از اعضای کمیته‌ی اجرایی فرانکلین روزولت، رئیس جمهور ایالات متحده) برای نظم‌دهی به سیستم اجرایی دولت آمریکا طراحی شد.

گولیک در مقاله‌ای با عنوان «Notes on the Theory of Organization» می‌پرسد: «وظیفه‌ی مدیر اجرایی چیست؟ او چه می‌کند؟» او پاسخ را در سرواژه‌ی POSDCORBB خلاصه می‌کند.

در این مقاله شرح می‌دهیم که الگوی POSDCORB مخفف چه واژه‌هایی است و چگونه می‌تواند به تیم یا سازمان شما در جهت تمرکز بر وظایف اداری و اجرایی و کاهش ضعف‌های بالقوه‌اش کمک کند.

اگر چه قدمت POSDCORB تقریبا به ۸۰ سال پیش باز می‌گردد، اما مبنای تئوری آن هنوز هم می‌تواند برای مدیران عصر حاضر مفید باشد.

تعریف

الگوی POSDCORB مخفف جمله‌ای‌ است که گولیک و اورویک آن را به عنوان مسئولیت‌های اصلی نظم‌دهی در تیم یا سازمان می‌پنداشتند و از حروف اول این واژه‌ها تشکیل شده است: Planning (برنامه‌ریزی)، Organizing (سازمان‌دهی)، Staffing (استخدام)، Directing (مدیریت)، Coordinating (هماهنگی)، Reporting (گزارش‌دهی) و Budgeting (بودجه‌بندی).

این مفهوم، یکی از چند تئوری اولیه‌ی مدیریت مانند اصول مدیریت هنری فایول و مدیریت علمی فردریک تیلور است. این مفهوم اساس مفاهیم مدیریتی مانند «حیطه‌ی کنترل» (که به تعداد اعضای تیم که مدیر می‌تواند بر آنها نظارت داشته باشد می‌پردازد) و «وحدت فرماندهی» (اخذ فرمان و دستور فقط از یک فرد واحد) را شکل داده است.

۷ عنصر POSDCORB

در اینجا نشان می‌دهیم که شما چگونه می‌توانید از هر سرواژه‌ی POSDCORB برای وظایف سازمان‌دهی خود به بهترین شیوه استفاده کنید.

  1. برنامه‌ریزی: هدف خود را مشخص کرده و برنامه‌ریزی کنید که شما و تیمتان چه باید بکنید تا به هدف‌تان برسید. برای مثال، شاید باید تمام سفارشات مشتریان در عرض ۲۴ ساعت به مکان موردنظر فرستاده شوند. برنامه‌ریزی در این مورد،، یعنی شناسایی همه‌ی کارهایی که برای رسیدن به این هدف باید انجام شوند.
  2. سازمان‌دهی: تیمتان را چنان سازمان‌دهی کنید که بهترین عملکرد را داشته باشد. به ساختار تیم و اینکه چگونه زیربخش‌هایش با هم هماهنگ می‌شوند، توجه کنید. در مورد شعبات گزارش‌دهنده‌ی خود و تعداد افراد هر تیم و نقش‌هایی آنها فکر کنید. آیا این شیوه، موثرترین شیوه‌ی ممکن است یا جای بهبود دارد؟
  3. استخدام: اعضای کارآمد برای سازمان مولد، بسیار ضروری هستند. انتصاب افراد مناسب برای نقش‌های مختلف مسئله‌ی مهمی است تا آنها بتوانند به صورت موثر کار کنند. استخدام موثر را مدنظر قرار داده و افراد را آموزش داده و مهارت‌هایشان را توسعه دهید و با توجه به مهارت‌ها و تخصص‌ها، به هر کس شغل مناسبی بدهید.
  4. مدیریت: مدیریت شامل وظیفه‌ی مستمر تصمیم‌گیری و گنجاندن این تصمیم‌ها در بخش‌نامه‌هایی می‌شود که در نهایت به اعضای تیم می‌رسد. نشست‌های منظمی با اعضای تیم ترتیب دهید و ارزیابی‌های عملکردی انجام دهید تا نکات لازم به ایشان گوشزد شود و اطمینان حاصل کنید که آنها از هدف خودشان کاملا آگاه هستند.
  5. هماهنگی: که شامل هماهنگی افراد و کارهای آنها می‌شود. گولیک توضیح می‌دهد که مدیران چگونه زمان و انرژی محدودی دارند و می‌گوید که این مسئله باید زمانی که تعداد اعضای تیمِ تحت نظارت مدیر، تعیین می‌شود (حیطه‌ی کنترل و نظارت) مدنظر قرار بگیرد. او همچنین تاکید می‌کند که هر عضو تیم باید تنها از مدیر دستور بگیرد تا سردرگمی ایجاد نشود (وحدت فرماندهی). با ایجاد هماهنگی در تیم خود به این شیوه، بهترین استفاده از منابع را خواهید داشت و اعضای تیم‌تان فعالیت‌ها و فرایندهای مشخصی خواهند داشت.
  6. گزارش‌دهی: کارمندان را در جریان امور قرار بدهید. اخبار، نتایج و اطلاعات کلی را در قالب گزارش‌های رسمی و آپدیت‌های معمول شرکت به آنها برسانید تا روحیه و تعهد و بهره‌وری آنها تقویت شود. اعضای تیم هم باید مسائل، دغدغه‌ها و پیشرفت‌های خود را گزارش دهند.
  7. بودجه‌بندی: از طریق برنامه‌ریزی، تخمین و نظم‌دهی به مسائل مالی خود، هزینه‌هایتان را با درآمدتان تنظیم کنید. بودجه‌ای برای خود لحاظ کنید که اجازه‌ی کنترل هزینه‌ها و درآمدهای سازمان‌تان را بدهد و بتواند میزان موفقیت پروژه را تعیین کند.
نکته:
برای اطلاعات بیشتر در مورد بهبود بهره‌وری تیم، به مقاله تکنیک DILO مراجعه کنید.

شما می‌توانید از این مدل به عنوان چک لیست استفاده کنید تا مطمئن شوید که همه‌ی عملکردهای اصلی حوزه‌ی اجرا در تیم یا سازمان‌تان لحاظ شده است.

مزایا

برخی از وظایف اجرایی شاید خیلی جالب نباشند، اما در موفقیت اداره‌ی تیم یا سازمان مهم هستند. الگوی POSDCORB برای حصول اطمینان از این که به تمام مسائل مهم توجه کرده‌اید، مفید است. برخی از مزایایی که استفاده از این الگو برای شما و تیم‌تان به ارمغان می‌آورد، اینها هستند:

  • تقسیم کار: وظایف به صورت مساوی بین اعضای تیم یا سازمان تقسیم می‌شود.
  • تسلط و مسئولیت: اعضای تیم می‌دانند که از چه کسی باید دستور بگیرند و مسئولیت‌شان چیست.
  • نظم: افراد از وظیفه‌ی خود و زمان آن آگاه هستند.
  • هدایت و مدیریت: همگی از اهداف به صورت شفاف آگاه هستند.
  • کار تیمی: اعضای تیم برای رسیدن به اهداف مشترک کار می‌کنند.
  • نظم: ساختار سازمانی شفاف و فرایندهای منسجمی وجود دارد که همه از آن تبعیت می‌کنند.

معایب

اگرچه الگوی POSDCORB برای ایجاد زیربنای مسائل اداری و اجرایی دولتی در آمریکا مفید بوده است، اما به خاطر سادگی بیش از حدش و عدم سازگاری با شیوه‌ی کاری تیم‌ها و سازمان‌های مدرن، مورد انتقاد قرار گرفته است.

اقتصاددان آمریکایی هربرت سیمون (Herbert Simon) مفاهیم «حیطه‌ی کنترل و نظارت» و «وحدت فرماندهی» را مورد انتقاد قرار داده است. او اعتقاد دارد که کاهش تعداد اعضای تیم، برای سهولت نظارت مدیر بر آنها، می‌تواند منجر به سطوح چندگانه و غیرضروری مدیریت شود. او همچنین دستور گرفتن از منبعی واحد را به عنوان محدودیتی برای اعضای تیم مطرح می‌کند.

مارک مور (Mark Moore) در کتاب‌اش با عنوان «Creating public value» می‌گوید الگوی POSDCORB خیلی درون‌نگر است. او عقیده دارد که مهم‌ترین وظیفه‌ی مدیر، درک و هدایت سازمان به سمت مشتریان از طریق محصولات و خدمات آن است.

نکته:
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقش‌های ضروری که مدیران ایفا می‌کنند، به مقالات نقش‌های مدیریت مینتزبرگ و تئوری مسیر-هدف ما مراجعه کنید.
تهیه شده توسط تیم تحریریه چطور پرو
این محتوا را چطور ارزیابی می‌کنید؟

نظرات