انطباق بین مهارت‌های ارتباطی افراد و وظایف آنها

iconانطباق بین مهارت‌های ارتباطی افراد و وظایف آنها

14 دقیقه روش‌های عمومی افزایش اثربخشی در یک تیم اجباری است
5 از 5 (1 رای)

با ما در نشر دانش همراه شوید.

  • facebook
  • twitter
  • linkedin
  • googleplus
  • cloob
  • facenama
  • telegram

همین الان تماس تلفنی با مشتری بالقوه‌ای را تمام کرده‌اید. او موافقت کرده که جلسه‌ی فروش حضوری با نماینده‌ی شرکت شما داشته باشد.

اما چه کسی مناسب فرستادن به این جلسه‌ی مهم است؟ دو انتخاب دارید: نفر اول، اسماعیل، که عاشق حرف زدن است و دوستان زیادی در محل کار دارد. او بدون شک «آدم مردمی‌ و معاشرتی» است. نفر بعدی سمیراست که کم‌حرف‌تر است و در عین حال به نظر می‌رسد همیشه می‌تواند نیازهای عاطفی دیگران را درک کند. او به اندازه‌ی اسماعیل خوش‌برخورد نیست، اما قدرت شهود بالایی دارد. انتخاب درست یا غلط، به معنای به دست آوردن یا از دست دادن این معامله‌ی مهم است.

بسیاری از مدیران مرتبا با چنین وضعیتی مواجه می‌شوند. مهارت‌های میان‌فردی برای باانگیزه نگه داشتن اعضای گروه و ترغیب آنها به بهترین عملکردشان، مهم هستند. با استفاده‌ی مناسب از مهارت‌های میان‌فردی، می‌توانید خشنودی و مشارکت گروه‌تان در آنچه را که انجام می‌دهند افزایش بدهید و بهره‌وری سازمان‌تان را بهبود ببخشید.

ایده‌ی «چهار بُعد کار رابطه‌ای» کمک‌تان می‌کند تا استعدادهای طبیعی و مهارت‌های اعضای گروه را با وظایف خاص یا پروژه‌ها تطبیق دهید. در این مقاله بررسی می‌کنیم که چگونه می‌توان برای تشکیل گروه و تخصیص وظایف و پروژه‌ها به افرادی که می‌توانند کار را به بهترین شکل آن انجام دهند، از این مدل به نحو احسن استفاده کرد.

این چهار بُعد کدام هستند؟

این چهار بُعد توسط تیموتی باتلر (Timothy Butler) مدیر برنامه‌های پیشرفت حرفه‌ای دانشکده‌ی کسب‌وکار هاروارد و جیمز والدروپ (James Waldroop)، مدیر مؤسس شرکت مشاوره‌ای پرگرین پارتنرز ارائه شدند.

باتلر و والدروپ به تحلیل آزمون‌های روان‌شناختی بیش از ۷۰۰۰ متخصص کسب‌وکار پرداختند و یافته‌های خود را در سال ۲۰۰۴ در مقاله‌ای با عنوان «Understanding 'People' People» منتشر کردند. با توجه به یافته‌های آنها، چهار بعد کار رابطه‌ای عبارتند از:

  1. تأثیرگذاری
  2. مهارت میان‌فردی
  3. خلاقیتِ رابطه‌ای
  4. رهبری گروه

اکثر ما حداقل در یکی از این حوزه‌ها قوی هستیم، اما ممکن است در چند حوزه قوی باشیم یا در هیچ‌کدام هم قوی نباشیم. مهم نیست کدام حوزه قوی‌تر است، مهم این است که اگر ما یا اعضای گروه‌مان در حوزه‌ای قدرت داشته باشیم، باید سعی کنیم وظایف‌مان را با آن نقطه‌ی قوت منطبق و هماهنگ کنیم.

باتلر و والدروپ می‌گویند تطبیق خوب، هم مدیر و هم گروه را خشنودتر می‌کند، زیرا همه از قدرت‌های طبیعی خود استفاده خواهند کرد. این کار عملکرد و بهره‌وری گروه را هم بهبود می‌دهد.

بیایید هر کدام از این چهار بعد را با جزئیات بررسی کنیم:

۱. تأثیرگذاری

افرادی که در این حوزه قوی هستند، از تأثیرگذاری بر دیگران لذت می‌برند. آنها در مذاکره و متقاعد کردن تبحر دارند و از داشتن دانش و ایده‌هایی که بتوانند با دیگران به اشتراک بگذارند لذت می‌برند. تأثیرگذاران در شبکه‌‌سازی و ایجاد ارتباط جدید هم مهارت دارند. آنها در ایجاد دوستی‌ها و روابط استراتژیک، بسیار ماهرند.

تأثیرگذاران برای استفاده‌ی مؤثر از این قدرت‌شان، لازم نیست همواره در بخش فروش باشند. شاید یکی از اعضای گروه قادر باشد به کمک تأثیرگذاری به همکاران خسته‌اش انگیزه بدهد. یا شاید مدیری بتواند مشتریان را مجاب کند زمان بیشتری از مهلت تعیین شده به او و گروهش بدهند. هر دوی اینها می‌توانند تأثیرگذاران مفیدی باشند.

۲. مهارت میان‌فردی

اعضای قدرتمند در این حوزه، اغلب کارمندان «پشت صحنه» هستند. آنها در درک عواطف و انگیزه‌های مردم و در کمک به دیگران در برخورد با مسائل عاطفی و اختلاف‌ها هم مهارت دارند.

برای مثال اگر گمان می‌کنید شخصی که با او در حال معامله هستید، در طول جلسات گروهی «انگیزه‌ای پنهانی» دارد، باید از فردی در گروه‌تان که مهارت میان‌فردی قوی دارد کمک بخواهید. فردی با شمِ قوی احتمالا بینش بهتری نسبت به محرک‌های دیگران -به منظور ترغیب به هدفی مشخص- خواهد داشت.

۳. خلاقیت رابطه‌ای

افرادی که در این بُعد قوی هستند، در استفاده از تصاویر و واژه‌ها به منظور ایجاد عواطف، ایجاد رابطه یا تشویق دیگران به عملی خاص تبحر دارند.

به خاطر داشته باشید که خلاقیتِ رابطه‌ای، با تأثیرگذاری بر دیگران تفاوت دارد. تأثیرگذاری بر دیگران مستلزم تعامل فرد با فرد است، در حالی که خلاقیت رابطه‌ای از دور رخ می‌دهد. برای مثال نویسنده‌ی خلاق (کپی‌رایتر) سازمان، سخنرانی تکان‌دهنده‌ای برای مدیرعامل می‌نویسد؛ طوری که این سخنرانی الهام بخش مدیرعامل، باعث می‌شود کل سازمان پروژه را در مهلت مقرر تحویل دهند.

۴. رهبری گروه

آن اعضایی که در رهبری گروه قوی هستند، از طریق تعاملات‌شان با دیگران موفق می‌شوند. این حوزه نیز مانند بُعد تأثیرگذاری است، اما تفاوت مهمی دارد. تأثیرگذاران در نتیجه‌ی نهایی و نقشی که در بستن قرارداد ایفا می‌کنند؛ موفق هستند. اما رهبران گروه در کار بر روی سایر افراد برای رسیدن به اهداف موفق هستند. آنها بیشتر به افراد و فرایندهای لازم برای رسیدن به هدف، علاقه دارند.

توصیه:
وقتی در مورد پیشرفت حرفه‌ای‌تان فکر می‌کنید، می‌توانید چهار بُعدِ کار رابطه‌ای را در خودتان به کار بگیرید. برای مثال اگر مهارت میان‌فردی شما قوی است، می‌توانید حرفه‌ و شغلی را دنبال کنید که از این نقطه‌ی قوت بهره می‌برد.

ارزیابی چهار بُعد

ارزیابی مهارت‌های فنی و تکنیکی هنگام استخدام نیرو یا بررسی سابقه‌ی کاری عضو مربوطه، معمولا آسان است. با این حال، شناسایی مهارت‌های میان‌فردی و نقاط قوت فرد، مستلزم تلاش بیشتری است.

توصیه‌های زیر را دنبال کنید تا بتوانید اعضای فعلی گروه را مورد ارزیابی قرار دهید یا مطمئن شوید که فرد مناسبی را برای منصب مورد نظر استخدام می‌کنید.

  • با دقت گوش دهید. برای مثال وقتی از داوطلب می‌خواهید بهترین لحظاتی که در شغل قبلی‌اش تجربه کرده را بیان کند، با دقت به او گوش دهید. اگر در مورد زمانی صحبت می‌کند که بر تصمیم مهمی تأثیر گذاشته، ممکن است در آینده هم تأثیرگذاری قوی‌ای داشته باشد. به خاطر داشته باشید که تأثیرگذاران عاشق تأثیرگذاری بر تصمیمات و شکل‌گیری آنها هستند، پس ببینید آیا تا کنون در هیئتی اجرایی کار کرده است یا نه.
  • گفت‌وگوی خود را پیرامون مهارتی خاص سازمان‌دهی کنید. برای مثال اگر باید عضو جدیدی برای گروه پیدا کنید که در روابط میان‌فردی قوی باشد، مصاحبه یا ارزیابی او را پیرامون آن مهارت طراحی کنید. از داوطلب بخواهید توضیح دهد که چگونه اختلاف بین دو همکار دیگر را حل خواهد کرد. حتی می‌توانید از روش نقش‌ بازی کردن هم استفاده کنید.
  • از فرد بپرسید چه زمانی «تچان» (تجربه‌ی روانی) را تجربه می‌کند. یافتن فردی ماهر در خلاقیت رابطه‌ای دشوار است. به این دلیل که ممکن است فرد در این حوزه قوی باشد، اما هرگزز شغل، پروژه یا وظیفه‌ای نداشته که از این نقطه‌ی قوت استفاده کرده باشد. از عضو مربوطه یا داوطلب بخواهید زمانی را توصیف کند که تچان را تجربه کرده است. اگر وظیفه‌ی او در آن زمان خلاقانه بوده، احتمالا در خلاقیتِ رابطه‌ای قوی است.
  • دقت کنید که فرد چه تأثیری بر احساس شما می‌گذارد. شناسایی فردی ماهر در رهبری گروه اغلب آسان است، حتی اگر آن فرد هرگز در سمت مدیریتی نبوده باشد. به احساس خود هنگام صحبت با این فرد و شیوه‌ی تعامل او با دیگر اعضای گروهش دقت کنید. اگر او افراد را نسبت به کارشان یا نسبت به فرصت‌هایی که سازمان، پیش رو دارد برانگیخته و به آنها انگیزه می‌دهد، پس در رهبری گروه مهارت دارد.

پاداش دادن به گروه

علاوه بر استفاده از این چهار بُعد برای تشکیل گروه و تخصیص وظایف و پروژه‌ها به مناسب‌ترین افراد، برای پاداش دادن به گروه‌تان هم می‌توانید از این مدل استفاده کنید. کار رابطه‌ای اغلب نادیده گرفته شده یا کم ارزش پنداشته می‌شود. اما این ویژگی‌های میان‌فردی باعث می‌شوند سازمان عملکرد مؤثری داشته باشد.

پاداش دادن به اعضای گروه برای داشتن این مهارت‌ها مهم است، زیرا هر چه بیشتر به آنها پاداش داده شود، بیشتر از این مهارت‌ها استفاده خواهند کرد.

کار خود را با آموزش اعضای گروه در مورد ابعاد مختلف خودشان شروع کنید. می‌توانید این کار را به صورت مکالمه‌های غیررسمی یک به یک یا در قالب ارزیابی عملکرد انجام دهید. سعی کنید نوع پاداش را به مهارت‌شان مرتبط کنید و مطمئن شوید که آنها می‌دانند در صورت استفاده از نقاط قوت خود، پاداش دریافت خواهند کرد.

می‌توانید به اعضای گروه کاری را محول کنید که از نقاط قوت‌شان استفاده کنند و بر این اساس به آنها پاداش بدهید. این امر مستلزم ایجاد نقش جدیدی است، یا صرفا به معنای تغییر نقشی است که فرد هم اکنون ایفا می‌کند. این تغییر لازم نیست حتما تغییر شگرفی باشد؛ افزودن وظایف یا پروژه‌هایی که از نقاط قوت افراد بهره می‌برند، می‌تواند تاثیر برجسته‌ای بر میزان رضایت‌مندی آنها از شغل‌شان و همین‌طور از سازمان داشته باشد.

توصیه‌ی ۱:
برای اطمینان از تعادل در گروه، سعی کنید گروه‌های خود را به گونه‌ای سازمان‌دهی کنید که هر فرد حداقل دارای یکی از چهار بُعد ذکر شده باشد. (البته شاید این رویکرد برای همه‌ی گروه‌ها هم مناسب نباشد، پس از قضاوت خود استفاده کنید.)
توصیه‌ی ۲:
وقتی به دنبال افرادی برای پر کردن این ابعاد هستید، بر اساس عناوین شغلی تصمیم‌گیری نکنید، چرا که ممکن است اعضای گروه در حال حاضر در نقش‌ها یا سمت‌هایی نباشند که از نقاط قوت‌شان استفاده کنند.
تهیه شده توسط تیم تحریریه چطور پرو
این محتوا را چطور ارزیابی می‌کنید؟

نظرات